Arbeitseinsätze

Viele Tennisvereine verpflichten ihre Mitglieder zu einer bestimmten Anzahl an Arbeitsstunden pro Jahr. Racqt hilft dabei, Einsätze zu planen, Mitglieder einzuteilen und den aktuellen Stand der geleisteten Stunden im Blick zu behalten.

Arbeitseinsätze planen

Unter Verwaltung › Arbeitsstunden findest du alle Einsätze auf einen Blick. Jeder Einsatz hat einen Status:

Status	Bedeutung
Veröffentlicht	Der Einsatz ist sichtbar, Mitglieder können sich eintragen
Abgesagt	Der Einsatz wurde storniert

Neuen Einsatz anlegen

Klicke auf Neuer Einsatz, um einen Arbeitseinsatz zu erstellen. Vergib einen Titel, trage Datum und Uhrzeit ein und ergänze optional eine Beschreibung.

Pflichtstunden, Frist und Ausgleichssatz konfigurieren

In den Einstellungen legst du diese Werte fest:

• Pflichtstunden pro Jahr — das Soll für jedes Mitglied.
• Stichtag — bis wann die Stunden geleistet sein müssen. Du wählst Tag und Monat; ohne Angabe gilt der 31. Dezember.
• Arbeitsstunden-Pflicht gilt ab — ab wann die Pflicht besteht. Beim ersten Speichern der Pflichtstunden setzt racqt das Datum automatisch auf heute; du kannst es ändern, aber nicht in die Zukunft legen.
• Ausgleichssatz je fehlender Stunde (€) — die Grundlage für Ausgleichszahlungen offener Stunden.
• Mehrstunden vergüten — ein Schalter, mit dem du die Vergütung von Mehrstunden einschaltest, samt Satz je Mehrstunde (€), den erlaubten Wegen (Auszahlung, Schenkung an den Verein) und, wenn du möchtest, der Auszahlung als Standard für Mitglieder ohne eigene Wahl.
• Spende mit Quittung — Rechtsgrundlage, Steuerdaten und die Freigabe dieses dritten Wegs (siehe Spende mit Quittung).

Der Stichtag legt die Periode fest, in der Stunden zählen. Wählst du zum Beispiel den 30. September, läuft jede Periode vom 01.10. bis zum 30.09. des folgenden Jahres. Der 29. Februar ist als Stichtag nicht möglich, weil er nicht in jedem Jahr existiert. Abrechnen kannst du, sobald die Periode vorbei ist und keine Check-ins oder Anträge mehr offen sind.

Startdatum der Pflicht

Führst du Arbeitsstunden mitten im Jahr ein, würde sonst jedes Mitglied für eine Periode, die vor der Einführung endete, das volle Soll als Ausgleich zahlen. Darum rechnet racqt keine Periode ab, die vor dem Startdatum endet: Sie hat keine Vorperiode und keinen Umschalter. Gibt es auch keine früher abgerechnete Periode, meldet der Tab Abrechnung statt „Keine Periode abzurechnen“: „Die Arbeitsstunden-Pflicht gilt erst ab TT.MM.JJJJ – die Periode bis TT.MM.JJJJ wird nicht abgerechnet.“ Beginnt die Periode vor dem Startdatum und endet danach, zeigt die Vorschau den Hinweis „Die Pflicht gilt erst seit TT.MM.JJJJ; das Soll wird trotzdem voll angesetzt.“ Er blockiert die Abrechnung nicht – das Soll wird nicht anteilig gekürzt. Leerst du das Datum, gilt die Pflicht ohne Einschränkung.

Solange noch keine Pflichtstundenzahl hinterlegt ist, erscheint in der Stunden-Auswertung ein entsprechender Hinweis mit einem Link zu den Einstellungen.

Ausgleich und Mehrstunden vergüten

Du pflegst zwei Sätze: den Ausgleichssatz für fehlende Stunden und, wenn du den Schalter Mehrstunden vergüten einschaltest, einen Satz je Mehrstunde. Lässt du den Mehrstundensatz leer, gilt der Ausgleichssatz. Bei abgeschaltetem Schalter gibt es für Mehrstunden keine Wahl; sie werden nicht vergütet.

Sobald du den Schalter einschaltest, legst du fest, welche Wege deine Mitglieder wählen dürfen: Auszahlung, Schenkung an den Verein oder beide. Mindestens ein Weg muss freigegeben sein. Außerdem kannst du Auszahlung als Standard für Mitglieder ohne eigene Wahl festlegen (Haken „Mitglieder ohne eigene Wahl bekommen ihre Mehrstunden ausgezahlt“); das geht nur, wenn die Auszahlung freigegeben ist. Eine Schenkung kann nie Standard sein: Jedes Mitglied muss sie selbst wählen. Kündige den Standard deinen Mitgliedern vorher an. Ohne Standard bleiben die Mehrstunden von Mitgliedern ohne eigene Wahl offen, im Abrechnungslauf passiert für sie nichts. Ein Verfallen der Mehrstunden gibt es nicht mehr: Wer sie nicht ausgezahlt haben möchte, schenkt sie dem Verein.

Schaltest du die Vergütung wieder aus, während Mitglieder schon einen Weg gewählt haben, weist dich die Einstellung darauf hin. Diese Wahlen werden im nächsten Abrechnungslauf ohne Betrag abgeschlossen. Deine Auswahl der Wege und der Standard bleiben gespeichert und gelten wieder, wenn du die Vergütung erneut einschaltest.

Die Rechtshinweise stehen direkt an den Einstellungen. Kurz gefasst: Eine Ausgleichszahlung braucht eine Grundlage in Satzung oder Beitragsordnung und ist keine Spende. Die Vergütung von Mehrstunden legst du vor Beginn der Tätigkeit fest; für Vorstandsmitglieder braucht sie eine ausdrückliche Satzungsregelung. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte lasst eure Regelung von eurem Steuerberater prüfen.

Spende mit Quittung

Ein steuerbegünstigter Verein kann Mehrstunden als Aufwandsspende quittieren. Das Mitglied verzichtet dann auf seine Vergütung, und du stellst ihm dafür eine Zuwendungsbestätigung aus. Der Ablauf hat drei Schritte:

1. Das Mitglied wählt Spende mit Quittung. Das ist zunächst nur eine Absicht.
2. Der Abrechnungslauf setzt den Anspruch fest: Stunden, Satz und Betrag.
3. Das Mitglied erklärt danach ausdrücklich den Verzicht, im Portal oder in der App.

Erst mit dem Verzicht ist die Spende quittierbar. Die Verzichte lädst du als CSV-Datei herunter und erstellst daraus die Zuwendungsbestätigungen. racqt erzeugt selbst keine Bestätigung.

Einstellungen und Voraussetzungen

Unter Einstellungen › Allgemein steht bei eingeschalteter Mehrstunden-Vergütung der Abschnitt Spende mit Quittung. Dort hinterlegst du:

• Rechtsgrundlage — Satzung oder Vorstandsbeschluss, jeweils mit Datum. Sie erscheint in der CSV, zum Beispiel als „Satzung vom 01.03.2024“.
• Art des Bescheids — Freistellungsbescheid, Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellungsbescheid nach § 60a AO, mit Datum.
• Finanzamt und Steuernummer.

Den Weg gibst du mit dem Haken Spende mit Quittung freigeben frei. Fehlt eine der Angaben, steht darunter „Für Spenden mit Quittung fehlen Rechtsgrundlage oder Steuerdaten.“ Speichern lässt sich die Freigabe dann nicht, racqt meldet denselben Satz. Dasselbe gilt, wenn du bei freigegebenem Weg eine Angabe leerst. Eine Spende mit Quittung kann nie Standard sein: Jedes Mitglied wählt sie selbst.

Mitglieder können den Weg nur wählen, wenn ihre Anschrift vollständig ist (Straße mit Hausnummer, PLZ, Ort). Die Anschrift pflegt ihr in der Mitgliederverwaltung; Mitglieder können sie nicht selbst ändern. Fehlt etwas, sieht das Mitglied „Für eine Spendenquittung braucht dein Verein deine vollständige Anschrift. Bitte deinen Verein, sie zu ergänzen.“

Lauf und Verzicht

In der Vorschau steht bei diesen Mitgliedern Spende mit Quittung – Verzicht folgt. Zwei Warnungen sind neu:

• Anschrift unvollständig – Verzicht erst nach Ergänzung möglich: Die Anschrift wurde nach der Wahl unvollständig. Den Lauf blockiert das nicht, den Verzicht aber schon, bis die Anschrift ergänzt ist.
• Die Rechtsgrundlage für Spenden mit Quittung wurde erst nach Beginn der Periode festgelegt (über der Tabelle): Das Datum von Satzung oder Beschluss liegt nach Beginn der Periode. Der Vergütungsanspruch muss aber vor Beginn der Tätigkeit feststehen. Lasst die Quittungen für diese Periode von eurem Steuerberater prüfen. Den Lauf blockiert der Hinweis nicht.

Der Lauf zahlt diese Mehrstunden nicht aus und bucht sie nicht als Schenkung. Er hält Stunden, Satz und Betrag fest und bittet das Mitglied per Mitteilung Verzicht bestätigen, den Verzicht zu erklären. Die Rechtsgrundlage, die beim Lauf gilt, bleibt für diesen Lauf festgehalten, auch wenn du sie später änderst.

Das Mitglied sieht im Portal und in der App eine Karte mit dem Verzichtstext und bestätigt ihn mit einem Klick. Mitglieder mit einer App vor Version 1.7.0 erklären den Verzicht im Portal.

Verzichtsfrist, Erinnerung und Rückfall

Ein offener Verzicht bleibt nicht unbegrenzt offen, und ein stillschweigender Verzicht ist ausgeschlossen. Im Abschnitt Spende mit Quittung der Einstellungen legst du drei Werte fest:

• Verzichtsfrist — so viele Tage nach dem Abrechnungslauf hat das Mitglied Zeit (14 bis 90, Voreinstellung 56). Der Lauf hält die Frist fest; änderst du die Einstellung später, bleiben bestehende Fristen gleich. Am letzten Tag der Frist ist der Verzicht noch möglich.
• Erinnerung vor Fristende — so viele Tage vor Fristende erinnert racqt das Mitglied einmal (Voreinstellung 7, 0 = keine Erinnerung). Sie muss vor dem Fristende liegen.
• Ohne Verzicht bis zur Frist — der Rückfall: Betrag auszahlen (Voreinstellung) oder Vorstand entscheidet. Auch der Rückfall gilt so, wie er beim Lauf eingestellt war.

Unter dem Verzichtstext sieht das Mitglied die Frist, zum Beispiel „Frist: bis 29.01.2027. Verzichtest du bis dahin nicht, wird der Betrag ausgezahlt.“ Mit Lieber auszahlen lassen kann es jederzeit statt des Verzichts die Auszahlung wählen. Die Auszahlung steht dann als ausstehend in der Karte des Laufs und geht mit der nächsten Nachzahlung raus.

Verstreicht die Frist ohne Verzicht, gilt ab dem Folgetag der Rückfall:

• Betrag auszahlen: Die Mehrstunden werden zur ausstehenden Auszahlung, das Mitglied bekommt die Mitteilung „Verzichtsfrist abgelaufen“. Fehlt ein SEPA-Mandat, bekommen Mitglied und Vorstand zusätzlich den Hinweis „Auszahlung ausstehend“.
• Vorstand entscheidet: Der Verzicht bleibt offen, und du bekommst die Mitteilung „Verzichtsfrist abgelaufen“. Das Mitglied kann nicht mehr selbst verzichten, aber weiter die Auszahlung wählen. Im Tab Freigaben erscheint der Abschnitt Abgelaufene Verzichte mit Name, Periode, Betrag, Frist und Mandatsstatus. Dort entscheidest du:
  • Auszahlen: Die Auszahlung steht danach als ausstehend in der Karte des Laufs.
  • Verzicht erfassen: Erfasse einen Verzicht nur, wenn das Mitglied ihn dir gegenüber erklärt hat. Pflicht sind eine Notiz (zum Beispiel „schriftliche Erklärung vom 20.01.2027“) und das Datum Erklärt am; es liegt zwischen dem Abrechnungslauf und höchstens 90 Tage danach, nie in der Zukunft, und ist auf heute vorbelegt (oder auf den letzten erlaubten Tag). Das Datum erscheint in der CSV als Verzichtsdatum, die Notiz in der Spalte „Vermerk“ als „vom Vorstand erfasst: …“. Die Anschrift des Mitglieds muss vollständig sein.

Beide Entscheidungen werden im Protokoll des Vereins vermerkt.

Wählt ein Mitglied Lieber auszahlen lassen oder läuft die Frist mit Rückfall Betrag auszahlen ab und liegt ein SEPA-Mandat vor, bekommst du die Mitteilung Auszahlung bereit. Erzeuge dann in der Karte des Laufs die Nachzahlungsdatei. Eine Auszahlung, die erst nach dem Lauf gewählt wird, prüft racqt nicht mehr gegen die Warnung zur Ehrenamtspauschale aus der Vorschau.

Verzichte exportieren

Die Karte des Laufs im Tab Abrechnung zählt die Verzichte, zum Beispiel „1 Verzicht erklärt · 45,00 €“ und „2 Verzichte offen“. Sobald mindestens ein Verzicht erklärt ist, lädst du über Spendenquittungen (CSV) die Datei herunter. Sie heißt etwa spendenquittungen-2026-15.01.2027.csv (Periode und Tag des Downloads) und enthält nur erklärte Verzichte, sortiert nach Nachname.

Die Datei ist mit Semikolon getrennt und öffnet sich mit Umlauten direkt in Excel. Spalten: Name, Straße, PLZ, Ort, Betrag, Verzichtsdatum, Stunden, Satz, „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ (Wert „ja“), Rechtsgrundlage und Vermerk (leer oder „vom Vorstand erfasst: …“). Jeder Download wird im Protokoll des Vereins vermerkt. Die Datei laden dürfen alle, die auch die Bankdateien laden.

Datenschutz

Der Quittungs-Export enthält Anschriften. Speichere ihn nur auf Vereinsgeräten und lösche ihn, sobald die Quittungen erstellt sind. Der Hinweis steht direkt an der Schaltfläche.

Rechtshinweise

Die Hinweise zur Aufwandsspende und zur Schenkung ohne Quittung stehen in den Einstellungen im Abschnitt Spende mit Quittung, der Datenschutzhinweis an der CSV-Schaltfläche des Laufs:

• Spende gegen Spendenquittung (Aufwandsspende, § 10b Abs. 3 Satz 5–6 EStG): nur für steuerbegünstigte Vereine mit gültigem Freistellungsbescheid; Anspruch ernsthaft und nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt; Verein muss alle Ansprüche auszahlen können; Verzicht freiwillig und zeitnah; Haftung für unrichtige Bestätigungen (§ 10b Abs. 4 EStG); maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 24.08.2016.
• Schenkung ohne Quittung: steuerlich neutral, keine Zuwendungsbestätigung.
• Datenschutz: Der Quittungs-Export enthält Anschriften; nur auf Vereinsgeräten speichern und nach Erstellung der Quittungen löschen.

Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte lasst eure Regelung von eurem Steuerberater prüfen.

Stunden gutschreiben

Anträge ohne Standortbestätigung bestätigst du im Tab Freigaben (siehe unten). Auf der Detailseite eines Einsatzes (Titel in der Einsatzliste anklicken) siehst du alle Teilnehmer. Dort schreibst du Stunden gut, änderst sie oder erkennst eine Teilnahme mit Grund nicht an — bis zum Abrechnungslauf der Periode. Danach sind die Teilnahmen gesperrt.

Check-in-Anträge freigeben

Mitglieder checken beim Einsatz mit der App ein. Normalerweise bestätigt der Standort den Check-in automatisch. Ein Antrag entsteht, wenn das nicht klappt: wenn kein Standort verfügbar ist oder das Mitglied außerhalb des Radius um den Einsatzort eincheckt. Solche Anträge landen im Tab Freigaben (die Zahl in Klammern zählt offene Anträge und abgelaufene Verzichte zusammen).

Check-ins mit GPS-Bestätigung erscheinen hier nicht — sie werden nach Einsatzende automatisch mit den geplanten Stunden gutgeschrieben. Anträge aus einem bereits abgerechneten Jahr erscheinen nicht mehr in der Liste, weil sie sich nicht mehr bestätigen lassen. Abweichungen (z. B. jemand ist früher gegangen) korrigierst du in der Teilnehmerliste auf der Detailseite des Einsatzes.

Zu jedem Antrag siehst du Mitglied, Einsatz, Datum und die Entfernung zum Einsatzort. Du hast drei Möglichkeiten:

• Einzeln bestätigen: Die Stunden sind mit den Pflichtstunden des Einsatzes vorbelegt und lassen sich vor dem Bestätigen anpassen.
• Gesammelt bestätigen: Wähle mehrere Anträge (oder Alle auswählen) und bestätige sie mit einem Klick mit den geplanten Stunden.
• Ablehnen: Gib einen Grund an. Das Mitglied sieht diesen Grund in der App; die Teilnahme zählt dann als „Nicht anerkannt”.

Mitteilungen zu den Arbeitsstunden

Racqt informiert Vorstand und Mitglieder von selbst. Jede Mitteilung kommt als Mitteilung in der App, als Push (wenn das Mitglied ihn eingeschaltet hat) und als E-Mail an die Adresse des racqt-Kontos. Mitglieder ohne racqt-Konto erhalten keine Mitteilungen. Jede Mitteilung wird nur einmal verschickt.

Das bekommt der Vorstand. Empfänger sind alle, die im Bereich Veranstaltungen/Events arbeiten dürfen, also die Personen, die auch Anträge freigeben können:

• Neuer Check-in-Antrag: Ein Mitglied hat sich ohne Standortbestätigung eingecheckt. Du bekommst einen Hinweis je Einsatz und Tag (nicht, wenn du den Antrag selbst gestellt hast) und bestätigst oder lehnst den Antrag unter Check-in-Anträge freigeben (siehe oben) ab.
• Auszahlung ausstehend: Nach dem Abrechnungslauf fehlt einem Mitglied für die Auszahlung das SEPA-Mandat. Du erfährst, an wen und über welchen Betrag.
• Verzichtsfrist abgelaufen: Ein Mitglied hat bis zur Frist nicht verzichtet, und der Rückfall lautet Vorstand entscheidet. Du entscheidest in den Freigaben unter Abgelaufene Verzichte.
• Auszahlung bereit: Ein Mitglied hat statt des Verzichts die Auszahlung gewählt, oder die Frist ist mit Rückfall Betrag auszahlen abgelaufen, und ein SEPA-Mandat liegt vor. Erzeuge in der Karte des Laufs die Nachzahlungsdatei.

Das bekommen Mitglieder:

• Mehrstunden geleistet: Sobald ein Mitglied in einer Periode erstmals über dem Soll liegt, auch wenn du Stunden nachträglich korrigierst. Die Mitteilung kommt nur, wenn du einen Stichtag festgelegt hast, Mehrstunden vergütest und das Mitglied noch nicht gewählt hat. Sie nennt den Stichtag; ist die Periode schon vorbei, bittet sie, bald zu wählen. Außerdem sagt sie, was ohne Wahl passiert: Mit Auszahlung als Standard werden die Mehrstunden ausgezahlt, sonst nicht vergütet.
• Noch 14 Tage: Täglich um 8:00 Uhr prüft racqt, ob ein Stichtag höchstens 14 Tage entfernt ist. Dann erinnert es einmalig Mitglieder mit Mehrstunden ohne eigene Wahl (nur bei eingeschalteter Vergütung) und Mitglieder mit fehlenden Stunden (nur, wenn ein Ausgleichssatz hinterlegt ist und der Betrag über 0 € liegt). Wurde der Tag verpasst, etwa weil du den Stichtag später gesetzt hast, kommt die Erinnerung an einem späteren Tag vor dem Stichtag; der Titel lautet dann zum Beispiel „Noch 5 Tage“. Für Perioden vor dem Startdatum der Pflicht und für bereits abgerechnete Perioden gibt es keine Erinnerung. Die Erinnerung zu Mehrstunden nennt, was ohne Wahl geschieht; die zu fehlenden Stunden nennt den Ausgleichsbetrag.
• Auszahlung ausstehend: Fehlt für die Auszahlung das SEPA-Mandat, bekommt auch das Mitglied den Hinweis, ein Mandat zu hinterlegen. Dann wird nachgezahlt.
• Verzicht bestätigen: Nach dem Lauf, wenn das Mitglied „Spende mit Quittung“ gewählt hat.
• Erinnerung an den Verzicht: Einmal vor Fristende, so viele Tage vorher wie eingestellt, zum Beispiel „Noch 3 Tage: Verzicht bestätigen“. Kommt die Erinnerung erst am letzten Tag, lautet sie „Heute: Verzicht bestätigen“.
• Verzichtsfrist abgelaufen: Bei Rückfall Betrag auszahlen erfährt das Mitglied, dass seine Mehrstunden ausgezahlt werden.

Die Erinnerung vor dem Stichtag ist deine Absicherung für Mitglieder, die nicht gewählt haben: Sie erfahren rechtzeitig, was sonst gilt. In den Apps für iPhone und Android öffnet ein Tipp auf den Push die Arbeitsstunden-Ansicht.

Stunden-Auswertung

Der Tab Stunden-Auswertung nennt oben den Zeitraum, für den die Stunden zählen. Drei Kacheln fassen zusammen: Gesamtzahl der Mitglieder, Anzahl mit erfüllter Pflicht und Anzahl mit noch offenen Stunden.

Darunter listet eine Tabelle alle Mitglieder mit den absolvierten Einsätzen, den geleisteten und offenen Stunden, einem Fortschrittsbalken und dem Status (Erfüllt oder Offen). Welche Verwendung ein Mitglied für seine Mehrstunden gewählt hat, zeigt die Tabelle nicht; ohne eigene Wahl gilt im Abrechnungslauf die Auszahlung, sofern du sie als Standard festgelegt hast.

Nach dem Stichtag zeigt die Auswertung zunächst die neue Periode. Solange die beendete Periode nicht abgerechnet ist, schaltest du über den Umschalter Laufende Periode / Vorperiode (nicht abgerechnet) auf ihre Stunden um. Sobald der Abrechnungslauf für die Periode gelaufen ist, verschwindet die Vorperiode, und Mitglieder können ihre Verwendung der Mehrstunden für diese Periode nicht mehr ändern.

Jahresabrechnung & SEPA-Dateien

Den Tab Abrechnung, die Bankdateien, die Datei für die Spendenquittungen und die Entscheidungen über abgelaufene Verzichte sieht nur, wer im Team den Bereich Finanzen hat – zum Beispiel der Kassenwart. Sie enthalten IBANs und Anschriften; wer nur Einsätze organisiert, plant Einsätze und gibt Check-in-Anträge frei, kommt aber nicht an Bankdaten. Auch die Mitteilungen zu Auszahlungen und Verzichten gehen nur an diese Personen.

Nach dem Stichtag rechnest du die beendete Periode im Tab Abrechnung ab (einmal pro Periode). Abrechnen lässt sich immer nur die zuletzt beendete Periode, solange sie noch nicht abgerechnet ist; ältere Perioden zeigt der Tab nur noch mit ihrem Lauf. Der Tab zeigt zuerst eine Vorschau. Beim Start prüft der Lauf, dass sich seit der Vorschau nichts geändert hat — hat zum Beispiel ein Mitglied inzwischen seine Verwendung gewählt, bittet er dich, die Vorschau erneut zu prüfen, und lädt sie neu.

Oben fasst die Vorschau die Summen zusammen: Ausgleichsforderungen, Auszahlungen und Schenkungen. Darunter steht je Mitglied, was der Lauf tut:

• Ausgleich: Mitglieder mit offenen Stunden bekommen eine Forderung (offene Stunden × Ausgleichssatz). Sie erscheint wie ein Mitgliedsbeitrag bei den offenen Posten. Hat das Mitglied ein SEPA-Mandat, kommt sie als Lastschrift in die Bankdatei.
• Auszahlung: Mehrstunden werden zum Satz je Mehrstunde vergütet, wenn das Mitglied die Auszahlung gewählt hat oder sie als Standard gilt. Ohne SEPA-Mandat steht dort Auszahlung ausstehend – kein Mandat; die Auszahlung geht nicht verloren, sondern wartet auf eine Nachzahlung.
• Schenkung: Mehrstunden, die ein Mitglied dem Verein schenkt, werden verbucht.
• Spende mit Quittung – Verzicht folgt: Der Lauf setzt den Betrag fest, das Mitglied erklärt danach den Verzicht (siehe Spende mit Quittung).
• Ohne Betrag abgeschlossen: Die Vergütung ist ausgeschaltet oder es gibt keine Mehrstunden mehr.

Die Vorschau warnt dich bei einzelnen Mitgliedern:

• keine Verwendung – wird nicht vergütet: Mehrstunden ohne eigene Wahl und ohne Standard werden weder ausgezahlt noch geschenkt. Nach dem Lauf können Mitglieder für diese Periode nicht mehr wählen — erinnere sie deshalb vor dem Lauf daran, ihre Verwendung zu wählen.
• kein SEPA-Mandat – wird nachgezahlt, sobald eines vorliegt: Ohne Mandat gibt es keine Überweisung in der Bankdatei; die Auszahlung steht danach als ausstehend da.
• Anschrift unvollständig – Verzicht erst nach Ergänzung möglich: nur bei Spenden mit Quittung; ergänze die Anschrift in der Mitgliederverwaltung.
• über der Ehrenamtspauschale: Die Auszahlung liegt über dem Betrag, den du in den Einstellungen als Ehrenamtspauschale je Mitglied und Jahr festgelegt hast (Voreinstellung 960 €). Lässt du das Feld leer, gibt es keine Warnung. racqt kennt nur eure Zahlungen; die Pauschale gilt pro Person über alle Vereine.

Über der Tabelle warnt die Vorschau, wenn Bankdaten des Vereins in den Zahlungseinstellungen fehlen:

• Keine Lastschriftdatei: Gläubiger-ID, Name oder IBAN des Vereins fehlen. Die Forderungen werden trotzdem angelegt, aber nicht per Datei eingezogen.
• Keine Auszahlungsdatei: Die IBAN des Vereins fehlt. Solange es Auszahlungen gibt, ist der Lauf gesperrt, bis du sie ergänzt hast.

Solange noch offene Posten aus der Periode vorliegen (eingecheckte Teilnahmen oder Anträge ohne Entscheidung), ist der Lauf gesperrt. Die Vorschau nennt jeden Posten mit Einsatz, Datum und Mitglied und verlinkt auf den Einsatz, wo du ihn bestätigst oder ablehnst.

Passt alles, hakst du Ich habe die Vorschau geprüft an und klickst auf Abrechnung durchführen. Danach zeigt der Tab eine Karte mit den Summen des Laufs und zwei Downloads für deine Bank:

• Lastschriften (pain.008) für die Ausgleichszahlungen,
• Auszahlungen (pain.001) für die Mehrstunden-Auszahlungen.

Beide lädst du im Online-Banking deines Vereinskontos hoch. In den Bankdateien landen nur Mitglieder mit aktivem SEPA-Mandat — alle anderen Forderungen wickelst du wie gewohnt manuell ab. Bereits abgerechnete Perioden findest du mit ihren Downloads weiter im Tab Abrechnung.

Nachzahlung fehlender Mandate

Hatte ein Mitglied beim Lauf noch kein SEPA-Mandat (oder war die IBAN nicht lesbar), steht seine Auszahlung als ausstehend da: in der Karte des Laufs mit Betrag und Mandatsstatus je Mitglied. Das Mitglied sieht den Hinweis im Portal und in den Apps.

Die Karte zeigt zum Beispiel „1 Auszahlung ausstehend, davon 0 mit Mandat“. Sobald Mitglieder ein Mandat hinterlegt haben, klickst du auf Nachzahlung erzeugen (in Klammern steht die Zahl der zahlbaren Auszahlungen). racqt erzeugt eine eigene pain.001-Datei nur mit diesen Mitgliedern, die du unter Nachzahlungsdateien mit Datum, Anzahl und Summe herunterlädst und im Online-Banking hochlädst. Die Auszahlungen gelten danach als abgerechnet, und der Hinweis beim Mitglied verschwindet. Ohne zahlbare Auszahlung ist der Knopf deaktiviert; fehlt die IBAN des Vereins, meldet racqt „Vereins-IBAN fehlt“. Die Summen des Laufs selbst ändern sich dabei nicht.

Solange die beendete Periode nicht abgerechnet ist, kannst du den Stichtag nicht ändern, sobald darin Stunden oder Wahlen erfasst sind. Die Einstellung meldet dann: „Erst die beendete Periode abrechnen, dann den Stichtag ändern.“

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