Umstiegs-Leitfaden
Von der Excel-Liste zum laufenden Verein
Eure Mitglieder stehen in einer Tabelle? Dann ist der Umstieg ein Datei-Upload mit Vorschau. Und wenn ihr bei null anfangt, geht es genauso — nur ohne Datei.
Weg 1 · Ihr habt Listen
In fünf Schritten importiert
Der Import liest eine CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen. Ihr seht jede Zeile vor dem Übernehmen — nichts wird ungefragt angelegt.
Liste als CSV speichern
In Excel: Datei › Speichern unter › CSV UTF-8. Numbers und LibreOffice können das genauso. Als Trennzeichen nutzt Racqt das Semikolon — in deutschen Excel-Versionen ist das der Standard.
Spaltenüberschriften anpassen
Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Benenne sie wie unten in der Tabelle. Reihenfolge und zusätzliche Spalten sind egal — was Racqt nicht kennt, wird ignoriert.
Kategorien vorher anlegen
Steht in der Spalte „kategorie" ein Name, den es im Verein noch nicht gibt, meldet die Vorschau das als Fehler. Lege Erwachsene, Jugend, Passiv & Co. also vorher unter Mitglieder › Kategorien an.
Hochladen und Vorschau prüfen
Dashboard › Mitglieder › CSV-Import. Racqt liest die Datei ein und zeigt jede Zeile mit Namen, E-Mail und Status. Fehlerhafte Zeilen sind einzeln benannt — fehlende E-Mail, unbekannte Kategorie oder „bereits Mitglied".
Import bestätigen
Übernommen werden nur die gültigen Zeilen. Die fehlerhaften kannst du in Ruhe korrigieren und die Datei erneut hochladen — schon vorhandene Mitglieder werden dabei übersprungen, nicht doppelt angelegt.
Vorlage statt Rätselraten
Eine fertige CSV mit allen Spalten und drei Beispielzeilen. Eure Daten hineinkopieren, hochladen, fertig.
Diese Spalten liest Racqt
Groß- und Kleinschreibung ist egal, die Reihenfolge auch. Spalten, die hier nicht stehen, werden ignoriert.
| Spalte | Pflicht? | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|---|
| vorname | Pflicht* | Anna | Vor- oder Nachname muss da sein |
| nachname | Pflicht* | Berger | |
| Pflicht | anna.berger@beispiel.de | Einmal pro Person | |
| telefon | optional | 0201 1234567 | |
| strasse | optional | Am Wiesenweg 4 | |
| plz | optional | 45657 | |
| ort | optional | Musterstadt | |
| mitgliedsnr | optional | M-001 | Eure bisherige Nummer |
| kategorie | optional | Erwachsene | Muss vorher angelegt sein |
| rolle | optional | mitglied | mitglied · vorstand · platzwart · mannschaftsführer |
* Es reicht, wenn Vor- oder Nachname gefüllt ist.
Was nach dem Import passiert
Was nicht mitkommt
Beitragsdaten und SEPA-Mandate
Mandate müssen die Mitglieder selbst erteilen — das schreibt das Lastschriftverfahren so vor. Beitragsgruppen legt ihr im Dashboard an.
Alte Buchungen und Statistiken
Racqt startet mit einem sauberen Buchungskalender. Eure alte Historie bleibt in der alten Lösung nachlesbar.
Fotos und Dokumente
Bilder, Satzung und Formulare ladet ihr direkt an der passenden Stelle hoch — Mediathek, Satzung, Online-Anmeldung.
Weg 2 · Ihr fangt bei null an
Ohne Liste geht es genauso
Kein Datenbestand, keine Altlasten. Ihr richtet den Verein einmal ein und lasst die Mitglieder selbst dazukommen.
Verein anlegen
Name, Ort, Farben und Logo. Damit steht die Adresse eures Vereins bei Racqt und die App erscheint in euren Farben.
Handbuch →Plätze und Zeiten
Plätze anlegen, Öffnungszeiten und Sperrzeiten setzen. Danach kann gebucht werden.
Handbuch →Kategorien und Rollen
Erwachsene, Jugend, Passiv — und wer im Verein was darf: Vorstand, Kassenwart, Platzwart, Sportwart.
Handbuch →Mitglieder dazuholen
Entweder einzeln einladen oder die Online-Anmeldung auf eurer Vereinsseite öffnen — dann tragen sich neue Mitglieder selbst ein.
Handbuch →Häufige Fragen
Bevor ihr anfangt
Fehlt eure Frage? Schreibt uns — wir schauen uns eure Liste auch gemeinsam an.
Was ist mit Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse?
Die E-Mail ist die einzige Pflichtangabe, weil sie das Konto eindeutig macht. Für Kinder tragt ihr die Adresse eines Elternteils ein; für alle anderen sammelt ihr die fehlenden Adressen am besten vor dem Import ein — die Vorschau zeigt euch genau, welche Zeilen betroffen sind.
Wir haben mehrere Listen — Mitglieder, Mannschaften, Beiträge.
Fangt mit der Mitgliederliste an, alles andere hängt daran. Mannschaften legt ihr danach im Dashboard an und zieht die Mitglieder hinein; Beitragsgruppen ebenso.
Was passiert bei doppelten Einträgen?
Racqt prüft die E-Mail-Adresse. Wer schon Mitglied ist, wird in der Vorschau als „Bereits Mitglied" markiert und beim Import übersprungen. Ihr könnt dieselbe Datei also gefahrlos mehrfach hochladen.
Können wir wieder heraus?
Ja. Die Mitgliederliste lässt sich jederzeit als CSV oder Excel exportieren — mit denselben Feldern, die ihr hineingegeben habt. Es gibt keine Mindestlaufzeit.
Wie groß darf die Datei sein?
Bis 5 MB — das reicht für mehrere tausend Mitglieder. Größere Listen teilt ihr einfach auf.
Schickt uns eure Liste — wir sagen, was fehlt
Ein Blick auf eure Tabelle genügt, dann wisst ihr vorher, wie viele Zeilen sauber durchlaufen. Kostenlos und unverbindlich.